Le FAQ della Commissione Informatica del Consiglio Nazionale del Notariato

Si riporta il testo delle Frequently Asked Questions (FAQ) approvate dalla Commissione Informatica del Consiglio Nazionale del Notariato (CNN).

Quali verifiche sono necessarie per il certificato di destinazione urbanistica (CDU) rilasciato in formato elettronico da allegare agli atti di trasferimento di immobili?

Occorre verificare che:

• il formato impiegato sia idoneo;
• sia firmato con firma elettronica qualificata, valida e non revocata;
• la firma digitale, insieme ad altri possibili elementi estrinseci (quali la provenienza dalla casella istituzionale di posta elettronica del Comune o da quella dedicata al protocollo in uscita del Comune medesimo), garantiscano l’imputabilità del CDU al Comune da cui è stato emesso e al soggetto legittimato al rilascio dello stesso.

Altro elemento da verificare è la data del documento, ciò soprattutto al fine di determinare il periodo di vigenza del certificato; trattandosi di certificato emesso dalla PA, la data di formazione potrà essere dichiarata dalla PA mediante:

• indicazione nel corpo del CDU;
• protocollazione informatica.

Per verificare la validità della firma digitale, oltre i limiti della sua naturale scadenza, apposta al CDU da soggetto legittimato al rilascio è necessario avere un riferimento temporale opponibile ai terzi, che nella specie può essere:

• il medesimo protocollo informatico;
• il riferimento temporale ottenuto dall’utilizzo della posta elettronica certificata.

Per approfondimenti:
Quesito di Informatica Giuridica n. 2-2012/IG. Validità del CDU in formato elettronico. Roberto Braccio e Maria Concetta Cignarella.

Come assolvo l’imposta di bollo in relazione ai documenti informatici?

L’imposta di bollo, fuori dalle ipotesi espressamente disciplinate per la registrazione telematica, non può essere assolta in misura forfettaria e con modalità telematiche, ma:

• o mediante l’utilizzo del bollo virtuale, citando nel documento la relativa autorizzazione;
• o indicando, in funzione surrogatoria del contrassegno, il numero identificativo del contrassegno stesso.

Il notaio potrà indicare nel documento informatico, come prova del pagamento, il codice numerico composto da quattordici cifre rilevabili dal contrassegno rilasciato dall’intermediario che dovrà essere conservato per il termine di decadenza triennale previsto per l’accertamento da parte dell’Amministrazione finanziaria. La misura dell’imposta dovuta sarà determinata sulla base delle ordinarie regole stabilite dall’art. 5 del D.P.R. n. 642/1972 (secondo cui il foglio si intende composto da quattro facciate e la pagina da una facciata) facendo quindi riferimento al corrispondente documento cartaceo.

Per approfondimenti:
Secondo l’Agenzia delle Entrate per gli atti e i documenti informatici non soggetti a bollo forfettario l’imposta può essere assolta tramite contrassegno. Susanna Cannizzaro e Maria Concetta Cignarella.
Per l’assolvimento del bollo la “marca” si acquista on line, ma solo per le istanze in formato digitale rivolte dai cittadini alla P.A. Susanna Cannizzaro e Maria Concetta Cignarella.

Come assolvo l’imposta di bollo in relazione ai protesti digitali?

L’imposta di bollo non sarà dovuta ove il protesto, che sia esso analogico o digitale, sia apposto direttamente sull’assegno; in tal caso se redatto con atto separato, l’imposta potrà essere assolta con il sistema del bollo virtuale di cui all’art. 15 del D.P.R. n. 642/1972 oppure riportando nel verbale di protesto il codice numerico del contrassegno telematico e conservando il contrassegno stesso fino alla decorrenza del termine di decadenza per l’accertamento tributario. Il tributo di bollo non dovrà essere assolto in relazione ai protesti per mancanza di fondi, sia analogici che digitali, indipendentemente dalla modalità di redazione utilizzata (atto separato o apposizione diretta sul titolo).

Per approfondimenti:
Studio Tributario n. 85-2018/T e di Diritto dell’informatica n. 3-2018/DI. Protesti digitali e imposta di bollo. Susanna Cannizzaro – Maria Concetta Cignarella – Giampiero Petteruti.
Quesito di Diritto dell’informatica n. 4-2018/DI e Tributario n. 42-2018/T. Imposta di bollo sui protesti digitali. Susanna Cannizzaro e Maria Concetta Cignarella.

È dovuta l’imposta di bollo per le copie conformi prodotte per operare la conversione del supporto (da informatico a cartaceo o viceversa) e rendere possibile l’allegazione?

L’art. 57-bis della Legge notarile prevede la redazione di una copia quale mezzo per operare la conversione del formato qualora atto ed allegato non siano redatti sul medesimo supporto. La certificazione di conformità all’originale si rende dunque necessaria al solo scopo di conservare quegli elementi di autenticità del documento originale che, a causa del cambio di formato, verrebbero irreversibilmente perduti; quindi, tali copie autentiche si sostanziano in un’attività meramente tecnica e strumentale all’allegazione che, altrimenti, non sarebbe di fatto realizzabile. Si dovrebbe quindi escludere che le copie ex art. 57-bis L.N. scontino l’imposta di bollo in quanto già assolta all’origine sul documento di cui si intende convertire il formato, diversamente dalle ipotesi di rilascio di copie dichiarate conformi di cui fa menzione l’art. 1 della tariffa, parte prima, allegata a D.P.R. n. 642/1972.

Per approfondimenti:
Quesito di Diritto dell’informatica n. 6-2014/DI. Allegazione degli originali e delle copie formati su diversi tipi di supporto (art. 57-bis l.n.) – trattamento fiscale in ordine all’imposta di bollo. Gea Arcella – Maria Concetta Cignarella.

La sottoscrizione delle parti in un atto informatico può consistere nell’acquisizione della firma autografa a mezzo scanner?

La sottoscrizione autografa è un elemento multiplo e complesso, composto da diversi parametri (quali il tratto o forma grafica, la pressione, la velocità, la direzione dei tratti etc.), che complessivamente combinati costituiscono la sottoscrizione. La semplice scansione di un documento cartaceo sottoscritto non è in grado di acquisire tutti questi parametri ma si sostanzia in una mera “copia per immagine su supporto informatico di documento analogico”, che non è qualificabile come "sottoscrizione".

Per approfondimenti:
Massime di diritto dell’informatica. Roberto Braccio e Michele Nastri.

Posso rilasciare copia conforme di una pagina web?

È possibile procedere al rilascio di copia conforme di pagina web indicando l’indirizzo Internet, il tipo di browser, l’ora (GMT o UTC), i dati relativi ad eventuali certificati di sicurezza di cui è dotata la pagina web che si intende riprodurre. In caso di rilascio di copie cartacee sarà possibile procedere, esclusivamente, alla trasposizione del contenuto statico (immagini o testo) e non si potrà attestare la conformità di contenuti diversi da quelli testuali.
Qualora la pagina web da riprodurre sia relativa ad un social network andrà inoltre precisato:

• se trattasi di pagina liberamente accessibile al pubblico;
• se trattasi di pagina “privata” e, in questo caso, con quali credenziali è stato effettuato l’accesso.

Per approfondimenti:
La copia conforme di una pagina WEB: natura giuridica e modalità operative. Studio n. 7-2007/IG. Gea Arcella e Caterina Valia.

Il notaio può estrarre copia informatica di una procura speciale dal medesimo rogata o autenticata da rilasciare in originale?

La dichiarazione di conformità non è ancorata alla duplice condizione del deposito dell’originale presso un pubblico archivio e della collazione con l’originale, bensì alla sola condizione del confronto. Il notaio può attestare la conformità all’originale di copie, eseguite su supporto informatico o cartaceo, di documenti formati su qualsiasi supporto ed a lui esibiti in originale o in copia conforme ex art. 73 della Legge notarile. È possibile, pertanto, estrarre copia informatica da documento non depositato negli atti notarili e, quindi, anche di procura speciale.

Per approfondimenti:
Quesito di Diritto dell’informatica n. 6-2012/DI. Copia informatica di procura speciale non depositata. Maria Concetta Cignarella.

Come posso trasmettere le copie autentiche di documenti informatici?

Le copie autentiche possono essere trasmesse a mezzo di posta elettronica ordinaria. La posta elettronica certificata garantisce unicamente il tracciamento della trasmissione del documento informatico e fornisce prova della consegna e dell’avvenuto ricevimento, ma nulla aggiunge all’autenticità (o meno) del documento allegato. Inoltre, la PEC dota il documento di un riferimento temporale opponibile ai terzi idoneo ad estendere il valore nel tempo della firma digitale apposta alla copia autentica.

Per approfondimenti:
MASSIME DI DIRITTO DELL’INFORMATICA. Massima DI n. 6. Il valore giuridico della trasmissione via PEC.

In sede di stipula di atto informatico, come è possibile procedere alle sottoscrizioni delle parti con il sistema di “firma massiva”?

La risposta è affermativa sia sul piano giuridico che su quello tecnico. Ferma la necessità che il notaio proceda alla lettura dell’atto, è espressamente prevista, per quanto riguarda gli allegati, la possibilità di dispensa dalla lettura (dandosi per presunto che le parti medesime ne conoscano pienamente il contenuto). Pertanto, è ammissibile procedere alla sottoscrizione con un sistema di “firma massiva”, in particolare nelle ipotesi di atti con un numero elevato di allegati, in questi casi, in pratica, è consentito a ciascuna parte di firmare più documenti compiendo le operazioni di firma una sola volta. Sul piano tecnico, allo stato dei software attualmente in uso, il sistema di “firma massiva” non pone particolari problematiche in sede di visualizzazione dei documenti ove le parti appongano le firme in formato PADES o CADES. In tal modo, pertanto, i comparenti possono procedere firmando in PADES o CADES tutti i documenti presenti in una cartella compiendo le operazioni di firma una volta sola, dopodiché il notaio procede apponendo la propria firma in formato CADES.

Per approfondimenti:
Quesito di Diritto dell’informatica n. 27-2013/DI. Conservazione a norma – Modalità di apposizione delle firme delle parti – Firma massiva. Maria Concetta Cignarella.

Fonte CNN Notizie n. 93 del 18 maggio 2020